SURAT MASUK AGENDA DAN KARTU KENDALI

MELAKUKAN PENANGANAN SURAT MASUK

Surat dalam suatu instansi perusahaan merupakan salah satu alat komunikasi administrasi antara sesama pegawai/ pejabat baik secara intern maupun secara timbal balik dengan pihak luar. Surat merupakan sarana komunikasi yang sangat penting bagi sebuah organisasi. Informasi yang termuat di dalam surat sangat berpengaruh terhadap kalannya aktivitas sebuah organisasi atau kantor. Besar kecilnya suatu kantor dapat dilihat dari besar kecilnya arsu surat, baik surat masuk maupun surat keluar. Surat perlu diurus dengan baik agar tidak rusak atau hilang.

A. Penanganan Surat Masuk Buku Agenda

    Surat Masuk adalah surat yang diterima oleh suatu organisasi atau instansi yang berasal dari seseorang atau organisasi lain. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI Nomor 80 Tahun 2012 tentang pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah menyatakan bahwa " Surat Masuk adalah semua surat dinas yang diterima. Sistem Pengurusan Surat yang biasa dikenal yaitu:

1. Sistem Tradisional atau sistem buku agenda.

2. Sistem pola modern, disebut juga sistem kartu kendali.

Tahapan-tahapan Penangansan Surat Masuk Sistem Buku Agenda

1. Penerimaan Surat

    Penerimaan surat dilakukan oleh petugas bagian depan kantor (front office) atau resepsionis dapat juga satpam kantor. Kantor skala kecil, biasanya resepsionis mengelola surat masuk hingga penyimpannanya. Tugas penerima surat yaitu mengumpulkan setiap surat masuk, meneliti ketepatan alamat dan menandatangani bukti penerimaan surat yang diberikan oleh kurir atau petugas pos kemudian diserahkan pada bagian tata usaha.

2. Penyortir Surat

    Surat dari resepsionis selanjutnya disortir atau dipisah-pisahkan menurut jenis surat ( dinas, biasa, penting, rahasia dan pribadi). apabila surat pribadi ditujukan pada seseorang bisa langsung diserahkan kepada yang bersangkutan. Sedangkan surat dinas akan diproses lebih lanjut

3. Pencatatan Surat

    Pencatatan surat perlu dilakukan untuk mengetahui banyaknya surat masuk setiap hari, minggu, bulan dan tahun. Pencatatan surat memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali surat. Langkah yang dilakukan petugas pencatat surat masuk adalah membuka surat, kemudian membaca isi surat untuk mengetahui jenis surat. Apabila surat rahasia, petugas tidak boleh membuka surat apalgi membaca isinya kecuali jika sudah diberi izin oleh pimpinan. Surat langsung diberikan kepada alamat dalm keadaan tertutup.

Terdapat beberapa Agenda yang dapat digunakan dalm pencatatan surat.

a. Buku Agenda Tunggal

    Buku agenda tunggal yaitu buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk maupun keluar sekaligus dengan nomor yang berurutan dalam satu halaman dan hanya digunakan dalam satu tahun.

b. Buku Agenda Kembar  

    Buku agenda kembar yaitu buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar secara terpisah atau sendiri-sendiri . Untuk surat masuk disebut buku agenda surat masuk sedangkan untuk surat keluar buku agenda surat keluar/ verbal.

c, Buku Agenda Berpasangan / Berganda    

    Buku agenda berpasangan yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dalam satu buku dimana halaman sebelah kiri untuk mencatat surat masuk dan sebelah kanan untuk mencatat surat keluar.

 Setelah dicatat, surat kemudian distempel agenda sebagai tanda bahwa surat telah dicatat. Selanjutnya surat disampaikan pada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi sebagai tindak lanjut surat.

4. Pengarah Surat

    Pengarah surat merupakan penentuan siapa saja yang akan memproses surat berkaitan dengan isi surat. Pengarah surat adalah pimpinan organisasi, karena pimpinanlah yang bertanggungjawab terhadap penanganan surat. Setelah menerima surat beserta lembar disposisi dari pencatat surat, surat diteliti kebenaranya, kemudian pimpinan menulis instruksi pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat. 

5. Penyampaian Surat

    Surat beserta lembar disposisi selanjutnya diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Apabila orang yang ditunjuk lebih dari satu, surat tersebut diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Penerima surat harus mendatangkan bukti penerimaan di buku ekspedisi intern.

Terdapat 2 macam buku ekspedisi sebagai berikut:

1. Buku Ekspedisi Intern

    Buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/ pengiriman distribusi surat yang disampiakan di dalam organisasi/ instansi/ perusahaan sendiri.

2. Buku Ekspedisi Ekstern

    Buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/ pengiriman distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/ instansi/ perusahaan.

6. Penyampaian Surat

    Setelah selesai diproses surat asli diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu seperti sistem abjad, sistem masalah, sistem wilayah, sistem nomor dan sistem tanggal.

B. Penanganan Surat Masuk Sistem Kartu Kendali

        Sistem Kartu Kendali disebut pula dengan sistem pola baru. Sistem ini banyak diterapkan diberbagai instansi baik pemerintah maupun swasta. Kartu kendali adalah lembar isian yang digunakan pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat masuk dan surat keluar. 

Kartu kendali memiliki beberapa fungsi diantaranya:

1. Pengendalian Surat Masuk dan Surat Keluar.

2. Alat pelcak.

3. Pengganti surat yang masih dalam proses.

4. Pengganti buku agenda dan ekspedisi.

Keuntungan Menggunakan kartu kendali :

1. Lebih efisien digunakan.

2. Dapat membedakan sifat surat.

3. Dapat menghilangkan pencatatan yang berulang.

4. Memudahkan melacak lokasi surat yang sedang diproses.

5. Memudahkan dalam penyusunan arsip.

6. Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip.

Pada sistem kartu kendali perlu dilakukan pengelompokkan surat antara lain :Surat penting, Surat Rahasia, dan Surat biasa. Penanganan surat menggunakan kartu kendali hanya mencatat surat masuk dan keluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk surat-surat yang sifatnya biasa dicatat pada lembar pengantar surat biasa. Begitu pula dengan surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia oleh petugas pencatat surat. Untuk mengidentifikasi jenis surat tersebut apakah penting, rahasia, biasa dapat dilihat sebagai berikut.

1. Prosedur surat masuk penting sistem kartu kendali

Berikut ini akan dijelaskan prosedur penanganan surat masuk penting menggunakan kartu kendali.

 a. Penerimaan surat

Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya.
Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.

Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.

1) Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.

2) Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.

3) Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.

4) Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.

 b. Pencatatan surat

Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti.
Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh heberapa petugas lain yang juga telah terlatih.

Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.

1) Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

2) Menentukan kode klasifikasi dan indeks surat, serta unit pengolah pada kartu kendali.

3) Mengambil kartu kendali I sebagai pengganti buku agenda, kemudian KK I diserahkan ke penata arsip.

4) Menyatukan kartu kendali II dan III serta surat dengan penjepit kertas, dan mengarahkannya ke pengarah surat.

 c. Pengarahan atau pengendalian surat

        Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya: Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara lain sehagai berikut. 

1) Menerima surat yang telah dilampiri kartu kendali II dan III, serta memaraf KK III sebagai bukti surat sudah diterima.

2) Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan.

3) Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali.

4) Mengambil kartu kendali II dan disimpan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid.

5) Meneruskan surat beserta kartu kendali III kepada unit pengolah/unit kerja.

6) Menerima Surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar KK II dengan KK III

7) Menyerahkan surat yang sudah selesai diproses ke penata arsip/arsiparis, dan menukar KK III dengan KK I.

d. Penyampaian surat ke unit pengolah

Unit pengolah terdiri dari bagian-bagian berikut.

Tata usaha unit pengolah. Tugasnya adalah sebagai berikut.

1) Menerima surat dan kartu kendali  III serta memarafnya sebagai bukti hahwa surat sudah diterima.

2) Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat berikut lembar disposisi 1 dan 2 serta KK III untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah.

3) Menerima kembali surat, kartu kendali III dan lembar disposisi I dan II yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah.

4) Menyimpan kartu kendali III dan meneruskan surat berikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi. Surat asli dan lembar disposisi II disimpan sementara di unit pengolah, sedangkan salinan surat dan lembar disposisi I diteruskan ke pelaksana surat.

5) Menerima surat dan lembar disposisi 1 kembali dari pelaksana, jika surat tersebut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beberapa lama. Jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat berikut kartu kendali III diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali II, sebagai bukti hahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip.

Pimpinan unit pengolah. Tugasnya adalah sebagai berikut.

1) Menerima surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi I dan II dari tata usaha unit pengolah

2) Mengisi lembar disposisi I dan II untuk menindaklanjuti surat yang masuk.

3) Menyerahkan kembali surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi I dan II kepada tata usaha unit pengolah.

Pelaksana. Tugasnya adalah sebagai berikut.

1) Menerima surat berikut lembar disposisi I pimpinan dari tata usaha unit pengolah.

2) Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi.

3) Menyerahkan surat dan lembar disposisi I kepada tata usaha unit pengolah jika surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.

e. Penyimpanan atau penataan arsip

Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut.

1) Menerima kartu kendali I yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah.

2) Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali 1 dengan kartu kendali 3.

3) Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu

2. Prosedur pengurusan surat masuk biasa

Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke unit pengolah, tetapi dapat menunggu 1 atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat biasa.

Jika menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu kendali rangkap 3, tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali. Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah.

Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai berikut.

1) Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2.

2) Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama lembar pengantarnya.

3) Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.

3. Prosedur pengurusan surat masuk rahasia

Dalam menangani surat masuk yang bersifat rahasia, hanya pimpinan yang boleh membaca surat, kalau pun ada yang boleh mengetahui itu pun hanya pada orang tertentu saja yang sudah ditunjuk langsung oleh pimpinan. Penyampaian surat kepada pimpinan dalam keadaan tertutup atau masih bersampul.

Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut.

1) Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat.

2) Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat.

3) Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah.

4) Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.

5) Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar