NORMA, STANDAR, PROSEDUR DAN KAIDAH KEARSIPAN

 NORMA STANDAR PROSEDUR KAIDAH KEARSIPAN

A. NORMA KEARSIPAN 

   Norma kearsipan adalah pedoman yang mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan kearsipan. Norma kearsipan di Indonesia diatur dalam bentuk Undang-Undang dan Peraturan Pemerintah . contoh Norma kearsipan  adalah Undang-Undang No. 43 tahun 2009  tentang " Ketentuan Umum Kearsipan" pasal 1 ayat 2, Undang-Undang No 7 tahun 1971 tentang ketentuan pokok Kearsipan Bab I pasal 1, Keputusan President Republik Indonesia No.26 Tahun 1974, Peraturan Presiden Republik Indonesia No. 34 tahun 1979, Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No. 36 tahun 1990, dan Peraturan Republik Indonesia No. 34 tahun 1973.

B. STANDAR KEARSIPAN

    Standar Prosedur kearsipan adalah suatu proses yang mengatur tentang pengelolaan kearsipan yang merujuk pada ketentuan perundang-undangan, Standar merupakan acuan yang dipakai sebagai suatu patokan dalam penyelenggaraan kegiatan tertentu di suatu instansi. contohnya standar kearsipan yakni kode klasifikasi surat dan jadwal retensi arsip.

C. PROSEDUR KEARSIPAN 

    Prosedur kearsipan suatu langkah kegiatan yang harus dilakukan dengan baik penanganan arsip mulai dari awal sampai akhir serta berkesinambungan dilakukan dengan harapan untuk menjamin kecepatan dan ketepatan penyimpanan, sehingga akan memudahkan penemuan kembali.misalnya cara penentuan jadwal retensi arsip, cara pemusnahan arsip, dan sebagainya.

D. KAIDAH KEARSIPAN

    Kaidah Kearsipan adlah ketentuan yang mengatur segala bentuk pelaksanaan kearsipan yang bertujuan untuk mewujudkan tata kelola kearsipan secara prosedural dan sistematik.  

E. MANFAAT NORMA STANDAR PROSEDUR KEARSIPAN

    a. Mempertegas dan memperjelas landasan hukum.

    b. Menjadi pedoman dan acuan kearsipan.

    c. Memperjelas mekanisme tata cara, persyarata, kriteria dan pengelolaan urusan kearsipan.

    d.  Mempermudah perencanaan program dan kegiatan kearsipan.

    e. Memperjelas kewenangan unit kearsipan.

    f. Memperjelas pelaporan kegiatan kearsipan.

    g. Memperjelas pendanaan kegiatan kearsipan.

    h. Memperjelas pembinaan dan pengawasan kegiatan kearsipan.

    i. Memperjelas manajemen kearsipan suatu instansi.

F. PENTINGNYA NORMA STANDAR PROSEDUR KEARSIPAN

    a. Mempertegas dan memperjelas urusan kearsipan pada suatu instansi.

     b. Menghindari tumpang tindih penyelenggaraan dan pengelolaan kearsipan.

     c. Meminimalisasi konflik yang berkaitan dengan masalah kearsipan.

     d. Memperjelas arah kebijakan kearsipan suatu intansi.

     e. Menjadi pedoman acuan dalam penyelenggaraan kegaiatan kearsipan.

ASAS-ASAS KEARSIPAN

Asas Kearsipan adalah  pedoman dalam penyelenggaraan kegiatan pengurusan surat aktif yang disesuaikan dengan kedudukan unit kerja dalam suatu kantor atau organisasi. ad 3 asas kearsipan

1. Asas Sentralisasi yaitu penyelenggaraan kearsipan dipusatkan pada suatu bagian organisasi/ unit kerja tersendiri yakni semua warkat atau dokumen disimpan dalam suatu tempat dan dikelola suatu unit tersendiri yaitu unit sentral.

Keuntungan Asas Sentralisasi

a. adanya keseragaman prosedur dan perlengkapan arsip.

b. pengembangan pegawai ahli dalam wawasan dan keterampilan kearsipan.

c. penyelenggaraan dan pengawasan lebih efektif karena tanggung jawab terpusat.

d. Menghilangkan kekembaran salinan dalam bagian penyelenggaraan.

e. Penghematan biaya, perlengkapan dan pegawai.

Kelemahan Asas Sentralisasi

a. Jika arsip diperlukan tidak dapat segera dipeoleh karena harus melalui prosedur, apalagi bila letak tempatnya berjauhan.

b. Sistem yang dipergunakan adlah kemungkinan tidak sesuai dengan kegiatan bagian masing-masing.

c. Pegawai arsip tidak memiliki pengetahuan bagian lain secara menyeluruh.

d. Makin besar bagian kearsipan makin mudah hilangnya surat.

2. Asas Desentralisasi yaitu penyelenggaraan kearsipan yang tidak dipusatkan pada suatu unit/ bagian organisasi, tetapi penyimpanannya dilakukan pada unit/ bagian secara sendiri-sendiri.

Keuntungan Asas Sentralisasi

a. Mudah memperoleh surat/ warkat yang diperlukan.

b. Waktu dan tenaga lebih hemat karena ada dilokasi unit atau bagiannya.

c. Sistem dan metode dapat disesuaikan dengan kegiatan masing-masing.

Kelemahan Asas Desentralisasi

a. Tidak ada keseraganman prosedur dan perlengkapan

b. Pemborosan biaya dan perlengkapan

c. Pengawasan secara keseluruhan dari pimpinan lebih lanjut

d. Kemungkinan terdapat kekembaran arsip karena tiap unit/ bagian memiliki arsip sendiri

3. Asas Gabungan/ Dekonstralisasi yaitu penyelenggaraan pengelolaan arsip dengan memadukan kelebihan asas sentralisasi dan desentralisasi, sehingga kelemahan dari kedua asas tersebut dapat diminimalisasir.  pada pelaksanaannya unit sentral bertanggungjawab atas arsip in- aktif sedangkan unit pengolah  bertanggungjawab atas arsip aktif dari masing- masing unit kerja.

KEDUDUKAN UNIT KERJA KEARSIPAN

1. Arsip unit kerja atau tata usaha pengolah yaitu suatu unit kerja dalam suatu kantor yang tugasnya melaksanakan penyimpanan dan pengawasan sendiri terhadap arsip yang menjadi wewenangnya.  Arsip yang berada di unit pengolah ini adalah arsip yang masih dipergunakan dalam proses penyelesaian suatu pekerjaanpada bagian tersebut (arsip aktif) sedngkan (arsip inaktif) maka arsip dipindahkan/ diserahkan kepada arsip pusat (sentral arsip) untuk dilakukan pengelolan lebih lanjut.

2. Arsip pusat ( unit sentral) yaitu suatu unit kerja yang berada dalam suatu kantor pusat yang tugasnya mengelola bidang kearsipan untuk seluruh arsip kantor tersebut. arsip pusat mengelola aktif dan inaktif.

TUGAS-TUGAS BIDANG KEARSIPAN

Tugas Kearsipan yaitu tugas yang harus dilaksanakan oleh unit kearsipan dalam suatu organisasi. ada 4 tugas pokok:

1. Menyimpan Berkas Surat Dinas

 

2. Pemeliharaan dan Pengendalian berkas Surat Dinas

    Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan menyediakan sarana dan prasarana yang memadai seperti ruangan, lemari, rak filing cabinet. Selain melakukan  pemeliharaan kearsipan harus mampu mnegendlaikan surat/warkat dengan jalan membuat catatan khusus atau format tertentu sehingga arsip benar-benar terkendali.

3. Penyusutan dan Pemusnahan berkas

    Penyusutan adalah proses pengurangan atau pemindahan arsip aktif ke file pasif serta memusnahkan arsip yang sudah tidak mempunyai niali guna berdasarkan jangka waktu penyimpanan.  Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara pembakaran zat kimia atau dengan mesin penghancur kertas.

4. Penemuan kembali berkas Surat/ Dokumen