PERALATAN KEARSIPAN

A. MENGENAL PERALATAN KEARSIPAN

1.  PENGERTIAN PERALATAN KEARSIPAN

  Peralatan Kearsipan dapat didefinisikan sebagai sarana yang digunakan dalam penyelenggaraan kegiatan kearsipan.  Kualitas peralatan arsip  yang baik dapat memperpanjang juga kualitas suatu arsip. Peralatan kearsipan merupakan bagian pekerjaan dalam bidang administrasi/ ketatausahaan, sehingga peralatan yang digunakan sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang ketatausahaan. Peralatan arsip pada umumnya dibuat menggunakan bahan-bahan yang tahan lama seperti logam, kayu, alumunium, besi, plastik, maupun bahan kuat lainnya.

2. FUNGSI PERALATAN KEARSIPAN

    a. Sebagai sarana penyimpanan arsip.

   b. Alat bantu untuk mempercepat,meringankan dan mempermudah pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip. 

   c. Alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip bertahan lama.

3. TUJUAN PENGGUNAAN PERALATAN KEARSIPAN

     a. Mempermudah pekerjaan kearsipan

    b. Membuat pekerjaan kearsipan lebih efisien dalam penggunaan waktu dan biaya

    c. Efisiensi penemuan kembali arsip

    d. Tempat atau Sarana penyimpanan Arsip

    e. Melindungi Arsip dari bahaya, seperti kerusakan maupun kehilangan arsip

4. KRITERIA PEMILIHAN PERALTAN KEARSIPAN

    a. Perhatikan jenis dokumen yang akan disimpan 

   Dokumen yang disimpan tidak selamanya berbahan kertas, oleh karena itu perlu dipertimbangkan dengan matang karakteristik fisik dokumen yang akan disimpan sebelum memutuskan membeli peraltan.

    b. Kecepatan Pemnafaatan yang diperlukan

      Peralatan tersebut dapat dipindahkan dengan mudah sehingga dapat digunakan diberbagai lokasi serta cepat ditemukan dan mudah ditemukan.

    c. Pertimbangkan Luas Ruang Kantor

    Untuk memilih peralatan kearsipan perlu memperhatikan luas ruang kantor. agar barang yang ingin hendak dibeli tidak memakan tempat penyimpannan yang bisa mengganggu kegiatan kantor yang lain.

    d. Pertimbangkan Faktor Keamanan

     Faktor keamanan perlu dipertimbangkan karena arsip merupakan aspek penting yang merupakan sumber informasi dalam kantor. Peralatan kearsipan tentu selayaknya mampu menjaga arsip dari ancaman keamanan.

    e. Pertimbangan Biaya Peralatan

      Faktor biaya merupakan hal yang sangat perlu diperhatikan. Sebelum membeli hendaknya disusun prioritas peralatan apa saja yang lebih diutamakan. yang harus diperhatikan bukan harga saja,namun perlu diperhatikan service, garansi, dan after sales.

    f. Pertimbangan Biaya Operasonal Penyimpanan

    g. Pertimbangan Jumlah Pemakai Arsip

     Perlu dipertimbangkan jumlah pemakai adalah apabila jumlah pemakai banyak, otomatis arsip yang disimpan dan yang digunakan banyak pula. oleh sebab itu peraltan yang diperlukan juga banyak.

    h. Perhatikan Kualitas Peralatan

       Usahakan peralatan yang digunakan kualitas baik,seperti bahan pembuatannya yang baik serta tahan lama, kemudahan dalam penggunaan, peralatan yang berfungsi dengan baik.

    i. Gunakan Prinsip Ekonomi

     Penerapan prinsip ini ketika pengadaan peraltan kearsipan adalah usahakan bahwa dengan biaya yang dikeluarkan mampu mendapatkan peralatan yang berkualitas baik, mempunyai umur ekonomis yang panjang dan memberikan manfaat yang maksimal dalam penyelenggaraan kegiatan kearsipan.

B. MACAM-MACAM PERALATAN KEARSIPAN DAN KEGUNAANNYA

    1. Filing cabinet

Peralatan ini berupa lemari yang terdiri dari beberpa laci untuk menyimpan arsip, antara 1-6 laci. Setiap laci dapat menampung arsip sebanyak 5000 lembar. terdapat type cabinet

a.     Lateral Filing cabinet yaitu lemari arsip yang berpintu dan mempunyai papan alas untuk menyimpan arsip. Terbuat dari kayu atau atau bahan lain yang menggunaka engsel,pintu dorong atau menggunakan kaca.

                        

b.      Drawer Filing cabinet yaitu lemari arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik keluar masuk

                        

c.   Rotary Filing cabinet yaitu penyimpanan arsip dapat digerakan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan tidak banyak tenaga.  Rotary berbentuk seperti rak namun berbentuk bundar dan dapat berputar serta memakai system retracting door ( pintu geser ke dalam).

                        

 

             2. Folder 

             Folder adalah map berupa lipatan karton atau plastic yang dipergunakan untuk menyimpan warkat, ditempatkan dibelakang guide. Ada 4 macam folder:

a.    Stopmap Folio yaitu berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastic. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh.  Stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses tetapi juga untuk menyimpan arsip yang sudah in aktif.

                        

b.    Map Snelhecter yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang di dalamnya terdapat alat penjepit arsip yang terbuat dari logam. Map ini digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif dan dapat juga menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi menggunakan perforator.

                        

c.      Hanging Folder yaitu folder yang mempunyai  besi  penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Gawang adalah alat yang terdapat pada kedua sisi laci filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab  untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

                        

d.      Brief Ordner yaitu map besar terbuat dari karton tebal di dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat dalam jumlah banyak dan biasanya disusun secara vertical di atas rak.

                            

3. Guide 

        Guide yaitu sekat petunjuk yang terbuat dari karton atau kertas tebal dengan ukuran tertentu yang memuat kode pada tabnya, yang berfungsi sebagai pembatas kelompok satu dengan kelompok yang lain sesuai dengan pengelompokkan masalah pada klasifikasi arsip. Sekaligus sebagai petunjuk folder yang ada dibelakangnya. Cara menggunakan  guide adalah dengan menempatkan guide di depan folder  jika menyimpan arsip menggunakan filing cabinet , atau dapat juga didepan arsip jika menggunakan ordner. Ukuran guide dapat disesuaikan dengan ukuran arsip yang disimpan. Guide terdiri dari 2 bagian :

         a. Tab Guide yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda atau indeks (pengelompokan) arsip.

           b. Badan Guide berfungsi menopang arsip yang ada dibelakangnya.

4. Stapler

    Stapler merupakan alat yang digunakan untuk menjepret beberapa kertas atau surat menjadi satu bandel. Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dapat dibedakan menjadi:

    a. Stapler Kecil yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membandel maksimum 10 lembar kertas.    

    b. Stapler Sedang yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membandel 10-20 lembar kertas.

    c. Stapler Besar yaitu stapler bentuknya besar mampu membandel lebih dari 20 lembar kertas.

5. Perforator

    Perforator  atau pelubang kertas adalah alat untuk melubangi kertas atau kartu.Perforator dapat dibedakan sebagai berikut.

    a. Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama plastik.

    b. Perforator dengan dua pelubang digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelhecter atau ordner.

    c. Perforator dengan lima pelubang digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner.

6. Numerator

   Numerator merupakan alat yang digunakan untuk  membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Mesin penomoran yang banyak dipergunakan dapat dibedakan menurut bentuk dan ukurannya.

    a. Numerator kecil yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.

    b. Numerator besar yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari lebih dari 6 digit.

7. Kotak/Box

    Kotak/Box tempat menyimpan arsip yang bersifat in aktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pad arak arsip (lateral) berderet ke samping. 

8. Alat Sortir

    Alat sortir digunakan untuk memisahkan surat yang diterima. alat sortir mempunyai berbagai bentuk dan bahan. ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya.

9. Label

    Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang bisa diletakkan pada bagian tab dari sebuah foldr/guide.

10. Tickler File

    Tickler file adalah alat yang terbuat dari kotak kayu atau baja berfungsi untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil seperti lembar pinjam arsip atau kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Di dalam ticler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.

C. PERLENGKAPAN KEARSIPAN

    Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama( Penggunanannya relatif singkat) artinya bahan-bahan ini selalu disediakan secara terus menerus. adapun jenis peralatan kearsipan adalah sebagai berikut. 

    1. Kartu Indeks

Kartu indeks adalah kartu yang berisikan identitas suatu arsip/ warkat yang disimpan gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5cm x 7,5 cm. Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem penyimpanan subjek, tanggal, wilayah dan nomor. Kartu indeks disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunanya diurutkan secara alfabetis. kartu indek disimpan dilaci tersendiri biasanya disebut laci kartu indeks.

 

 Informasi yang tercantum dalam kartu indeks:

a. Judul/ Nama Surat,

b. Nomor Surat

c. Hal Surat, 

d. Tanggal Surat

e. Kode surat, dan

f. Kode Kartu indeks

   

    2. Kartu Tunjuk Silang

        Kartu tunjuk silang adalah kartu yang berfungsi untuk membantu menginformasikan letak surat yang sedang dicari dalam tempat penyimpanan. Kartu indeks tidak disusun dalam folder file angka, tetapi disusun dalam file kartu bernomor. Kriteria suatu arsip yang perlu dibuatkan kartu tunjuk silang antara lain sebagai berikut:

        a. Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/ caption/ nama.

        b. Jika arsip mempunyai lampiran dokumen lain yang tidak dapat disimpan pada laci. 

3. Lembar Pinjam Arsip

    Lembar Pinjam Arsip adalah Lembaran atau formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjam arsip. Fungsi lembar pinjam arsip adalah sebagai berikut :

        a. Sebagagai bahan bukti adanya peminjaman arsip.

        b. sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam.

        c. Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam.

        d. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan.

        e. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.

4. Map Pengganti

    Map Pengganti adalah map yang digunakan untuk menggnatikan surat yang dipinjam sekaligus dengan mapnya. Unit atau orang yang meminjam arsip dapat saja tidak meminjam satu berkas atau dokumen saja, bisa jadi pihak tersebut minjam satu map yang berisikan seluruh surat-surat. oleh karena itu perlu dibuat satu map pengganti dan menempatkannya di tempat map yang dipinjam tadi.