Penerimaan Sarana dan Prasarana (XII)

A.  Penerimaan

1. Pengertian Penerimaan

        Penerimaan barang adalah " Menerima fisik barang dari pabrik,  prinsipal atau distributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dalam kondisi yang sesuai dengan perayaratan penanganan barangnya. Secara umum Penerimaan barang merupakan aktivitas operasional gudang yang sangat penting karena merupakan awal dari penanganan barang. Dalam aktivitas penerimaan ada 3 hal:

a.  Fisik Sarana Prasarana yang diterima artinyabentuk fisik sarana perkantoran yang diterima,  bentuk fisiknya harus busa dirasa, diraba, atau dilihat langsung oleh indra manusia. 

b.  Dokumentasi Pemesanan merupakan cara memastikan bahwa sarana prasarana kantor yang diterima sudah sesuai dokumen yang dibuat. Hal yang perlu dan penting diperhatikan:

    1) Dokumen yang diperlukan minimal dokumen pengiriman (DN (delivery note), DO (delivery order), Packing list atau         surat jalan. 

    2) Dokumen pemesanan (PO-Purchase Order)  dilampirkan juga. 

c.  Cara Penanganan Barang yaitu

     1) pakailah peralatan yang sesuai dengan barang

     2) pahami aturan keselamatan dalam menggunakan barang

     3) tangani barang sesuai dengan siklus hidup atau pemakaiannya. 

2. Hal yang harus diperhatikan dalam Penerimaan Barang:

        a.  Memasukkan barang ke penyimpanan.

        b.  Bukti tanda barang diterima.

        c.  Cek bukti pemesanan dengan fisik barang.

        d.  Bukti pesanan dari gudang (untuk memastikan barang dalam spesifikasi tepat) .

        e.  Cek Expired date dan kondisi barang.

3. Proses Penerimaan Sarana dan Prasarana

   a.  Satuan kerja menerima barang

             1) Membentuk panitia penerima atau pemeriksaan barang.

             2) Anggota minimal jumlah 3 orang.

     

        Apabila barang yang akan diterima bersifat teknis, anggota harus memiliki orang ahli dalam bidangnya.  Dan apabila anggota yang ahli sulit dicari barang diterima hendaknya setelah dilakukan uji coba. 

        b.  Jika barang telah tiba anggota segera melaksanakan penerimaan dan pemeriksaan barang baik pemeriksaan  administratif, seperti pemeriksaan faktur yang berisi data barang secara kualitatif dan kuantitatif maupun  pemeriksaan fisik. 

    c.  Berdasarkan hasil pemeriksaan,  panitia membuat berita acara pemeriksaan yang berisi:

         1) Nomor berita acara

         2) Hari,Tanggal dan tempat pembuatan acara

         3) Nama anggota panitia pemeriksaan

         4) Nama jabatan, dan alamat yang menyerah

         5) Dasar penerimaan,  yaitu surat pengantar,  faktur dan invoice bernomor

         6) Hasil pemeriksaan tentang kondisi barang dengan,keterangan,  antara baik,  kurang dan hilang

         7) Tanda tangan anggota panitia dan yang menyerahkan

         8) Pihak yang mengetahui,  misalnya kepala satuan kerja

       d.  Jika volume dan jumlah barang yang diterima banyak dan tidak dapatbditulis dalam lembaran berita acara, informasi dalam berita acara dapat dituliskan lembaran tambahan sebagai lampiran yang berisi perincian atau spesifikasi barang. 

4. Dokumen Administrasi Penerimaan Sarana dan Prasarana Kantor

    a.  Bukti penerimaan barang adalah sebuah bukti bahwa barang pesanan kantor sudah diterima. Contohnya kwitansi

    b.  Laporan penerimaan (receiving report)  adalah sebuah dokumen yang berisi informasi tentang rincian barang yang diterima yang mencakup tanggal diterima,  nama pengirim, nama pemasok,  dan nomor order pembelian. 

5. Departemen Pengolah Data

     Tugas kerjanya setelah menerima input data penerimaan barang bagian ini menjalankan program update file dan pencetakan laporan penerimaan barang, dengan menggunakan file induk pemasok,  file induk persediaan dan file order pembelian. Tahap ini komputer bekerja membandingkan input dengan data file order pembelian.  Jika ada perbedaannya akan segera dikoreksi. Program komputer tahap ini memperbaiki field kuantitas barang dipesan dan field kuantitas tersedia dalam file induk persediaan. Kemudian mencatat tanggal penerimaan barang dalam file induk dan mencatat kuantitas diterima dalam file order pembelian. Penerimaan barang sebanyak 2 lembar diserahkan ke departemen penerimaan barang. Departemen penerimaan mendistribusikan laporan tersebut. 

a.  Lembar ke 1 bersama-sama dengan barangnya diserahkan ke gudang.

b.  Lembar ke 2 dengan order pembelian dan slip pengepakan didokumenkan utut dokumen. 

c.  Persyaratan penanganan kondisi khusus yang disiapkan pada barang tersebut diterima. 

6. Prosedur Penerimaan Sarana dan Prasarana kantor

        a.  Melakukan Administrasi Penyimpanan

             Langkah awal penerimaan yanitu setelah sarana prasarana kantor sudah diterima,  maka selanjutnya pada bagian gudang akan melakukan pemeriksaan serta menghitung barang.  Selanjutnya menandatangani laporan penerimaan barang. Ada 3 kemungkinan yang akan dihadapi:

1) Menerima barang dengan kuantitas rendah.

2) Menerima barang dalam jumlah berbeda dengan jumlah yang dipesan. 

3) menerima barang yang rusak. 

         b.  Penerimaan dan Penyimpanan

              Pada hakikatnya fungsi penerimaan dan penyimpanan barang yaitu untuk memverifikasi barang yang diterima dari pemasok dan melindungi barang dari kehilamgan atau pencurian. Ada beberapa ancaman yang berhubungan dengan penerimaan barang sebagai berikut. 

1) Penerimaan barang yang tidak di pesan. 

2) Kesalahan dalam perhitungan barang yang diterima. 

3) Pencurian barang. 

7. Kartu Penerimaan Barang

     Kartu penerimaan barang yaitu sebuah buku tambahan yang berfungsi untuk perkiraan perlengkapan.  Buku ini dipakai untuk mencatat penambahan,  pengurangan,  dan saldo akhir dari setiap jenis barang perlengkapan.  Setiap transaksi penambahan dan pembelian barang perlengkapan harus dicatat,  baik dikartu peraediaan maupun di buku besar perlengkapan.