PERENCANAAN KEBUTUHAN SARANA DAN PRASARANA

A. Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana

    Kegiatan Perencanaan Sarana dan Prasarana sangat penting guna menghindari terjadinya kesalahanyang tidak diinginkan. Proses perencanaan harus dilakukan dengan cermat dan teliti, baik berkaitan dengan karakteristik sarana dan prasarana yang dibutuhkan, jumlahnya, jenisnya,kendalanya,(manfaat yang dibutuhkan), maupun harganya. Perencanaan perlu dilakukan untuk menghindari kesalahan dalam melakukan tindakan sehingga menyebabkan kerugian bagi organisasi. Selain itu perencanaan juga berperan untuk meningkatkan keuntungan organisasi/ kantor secara optimal. Perencanaan Sarana dan Prasarana memiliki maksud, merinci rancangan, pembelian,pengadaan, rehabilitasi, distribusi sewa, atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan.

1. Pengertian Perencanaan oleh para ahli

    Menurut Sondang P. Siagian, " Perencanaan dapat diartikan sebagai keseluruhan proses perkiraan dan penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

    Menurut Roger A. Kauffman, " Perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai, dan menetapkan jalan dan sumber-sumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu seefisien dan seefektif mungkin.

    Menurut George R. Terry dan Leslie W. Rue " Perencanaan adalah proses memutuskan tujuan apa yang akan dikejar selama suatu jangka waktu yanag akan datang dan apa yang dilakukan agar tujuan-tujuan itu dapat tercapai."

    Menurut Malayu S.P. Hasibuan " Perencanaan (planning) adalah fungsi dasar manajemen, karena organizing, staffing, directing, dan controlling pun harus terlebih dahulu direncanakan. Perencanaan ini bersifat dinamis ditujukan pada masa depan yang penuh dengan ketidakpastian, karena danya perubahan kondisi dan situasi.

    Menurut Stephen P. Robbins dan Mary Coulter buku karangannya mengenai manajemna (2010;190) mendefinisikan Perencanaan melibatkan tujuan organisasai penentuan strategi untuk mencapai tujuan itu dan pengembangan rencana untuk mengintegrasi, serta mengoordinasikan kegiatan kerja mereka. Perencaan berhubungan dengan hasila khir apa dan bagaimana.

Dapat disimpulkan Perencanaan merupakan tindakan penentuan apa yang harus dikerjakan pada masa yang akan datang dalam sebuah kantor. Fungsi pokok perencanaan mengandung makna melihat ke depan dan memilih suatu arah atau alternatif dalam melakukan tindakan yang telah ditentukan sebelumnya. Hal ini dimaksudnya untuk dapat memutuskan kegiatan apa, bagaimana melaksanakan, kapan, dan oleh siapa.

Dengan Perencanaan dapat mengetahui langkah apa yang akan diambil untuk mencapai hasil yangdiinginkan dan dengan urutan yang bagaimana tindakan itu akan dilakukan. Suatu perencanaan memerlukan pemikiran yang kreatif dan mengandung banyak fantasi.

    Ada 2 macam rencana, yaitu :

    1. Rencana Strategis adalah rencana yang dirumuskan untuk memenuhi tujuan yang lebih luas. Rencana strategis memuat peranana organisasi / kantor yang paling kritis.

    2. Rencana Operasional adalah penjabaran secara rinci dari rencana strategis.

2. Syarat- syarat Perencanaan

    Agar perencanaan berjalan dengan baik, persyaratan perencaaan sarana dan prasarana juga harus diperhatikan.

    Terdapat lima syarat perencaan yang baik, antara lain:

    a. Berdasarkan pada alternatif.

    b. Harus realistis

    c. Rencana harus ekonomis

    d. Rencana harus fleksibel.

    e. Dilandasi partisipasi

3. Syarat-syarat

3. Sifat- sifat Perencana yang baik 

   Perencanaan dapat dipandang sebagai suatu proses penentuan dan penyusunan rencana dan program-program kegiatan yang akan dilakukan pada masa yang akan datang secara terpadu dan sistematis berdasarkan landasan, prinsip-prinsip dasar dan data atau informasi yang terkait, serta  menggunakan sumber-sumber  daya lainnya dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Adapun sifat- sifat perencanaan, sebagai berikut:

    a. Jelas

        Kejelasan ini harus terlihat pada tujuan dan sasaran yang hendak dicapai, jenis dan bentuk tindakan (kegiatan) yang akan dilaksanakan, siapa pelaksananya, prosedur, metode dan teknis pelaksanaannya, bahan dan peralatan yang diperlukan serta waktu dan pelaksanaanya.

    b. Realistis

        1)  Rumusan,tujuan serta target harus mengandung harapan yang memungkinkan dapat dicapai baik yang menyangkut aspek kuantitatif maupun kualitatif. harus disusun berdasarkan kondisi dan kemampuan yang dimiliki oleh sumber daya yang ada.

        2)  Jenis dan bentuk kegiatan harus relevan dengan tujuan dan target yang hendak dicapai.

        3)  Prosedur, metode dan teknis pelaksanaan harus relevan dengan tujuan yang hendak dicapai serta harus memungkinkan kegiatan yang telah dipilih dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.

        4) Sumber daya manusia yang akan melaksanakan kegiatan tersebut harus memiliki kemampuan dan motivasi serta aspek pribadi lainnya yang memungkinkan terlaksananya tugas dan kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya.

    c. Terpadu

        Memiliki makna sebagai berikut

        1) Rencana harus memperlihatkan unsur-unsurnya baik yang bersifat insani maupun noninsani sebagai komponen yang bergantung satu sama lain, berinteraksi dan bergerak bersama secara sinkron ke arah tercapainya tujuan dan target yang telah ditetapkan sebelumnya.

        2) Rencana harus memiliki tata urut yang teratur dan disusun berdasarkan skala prioritas.

4. Manfaat Perencanaan

    a. Standar pelaksanaan dan pengawasan

    b. Pemilihan berbagai alternatif terbaik

    c. Penyusunan skala prioritas, baik sasaran dan maupun kegiatan

    d. Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi

    e. Membantu manajer menyesuaikan diri dengan perubahan lingkugan

    f. Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait

    g. Alat meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti

5. Hal-hal yang diperhatikan dalam melakukan Perencanaan

    a. Gunakan prosedur sarana dan prasarana

    b. Tentukan jenis kuantitas dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan

    c. Sesuailan alat kebutuhan sarana dan prasarana sesuaikan dengan biaya yang tersedia

    d. Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional

    e. Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana

    f. Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku

6. Tahap-Tahap Perencanaan

    a. Pembentukan panitia pengadaan

    b. Panitia menganalisis kebutuhan perlengkapan dengan jalan menghitung atau mengidentifikasi kekurangan rutin, barang yang rusak, kekurangan unit kerja, dan kebijaksanaan kepala sekolah

    c. Penetapan spesifikasi perlengkapan

    d. Penetapan harga satuan perlengkapan

    e. Pengujian segala kemungkinan, termasuk kemungkinan adanya kenaikan harga barang dimasa yang akan datang

    f. Pengesahan hasil rencana yang telah dibuatkan

    g. Penilaian kembali terhadap perencanaan begitu selesai dilakukan pengadaan

7. Prosedur atau langkah dalam melakukan perencanaan

    a. Menganalisis kebutuhan dan fungsi sarana dan prasarana

    b. Mengklasifikasikan sarana dan prasarana yang dibutuhkan

    c. Membuat proposal pengadaan sarana dan prasarana 

    d. Bila disetujui maka akan ditinjau dan dinilai kelayakannya untuk mendapat persetujuan dari pihak yang dituju

    e. Setelah dikunjungi dan disetujui maka sarana dan prasarana akandikirim ke organisasi atau bagian yang mengajukan permohonan pengadaan sarana dan prasarana tersebut

8. Pedoman dalam Perencanaan Sarana dan Prasarana

    a. Analisis situasi

    b. Peninjauan Internal

    c. Penilaian Kompetitif

    d. Penilaian Teknologi

    e. Pengembangan logika penunjang

    f. Taksiran biaya-hasil

9. Jenis-Jenis Analisis Kebutuhan

    a. Rencana berdasarkan Horizon Waktu

        1) Rencana Jangka Pendek yaitu rencana yang dibuat dengan jangka waktu pelaksanaan kurang dari satu tahun

        2) Rencana Jangka Menengah yaitu rencana yang dibuat dengan jangka waktu pelaksanaan 1-2 tahun

        3) Rencana Jangka Panjang yaitu rencana yang dibuat dengan jangka waktu pelaksanaan 3 tahun atau lebih

    b. Rencana berdasarkan Subjeknya

        1) Rencana Produksi yaitu rencana yang dibuat untuk melakukan produksi suatu barang atau jasa

        2) Rencana Pemasaran yaitu rencana yang dibuat dalam kegiatan pemasarana produk barang atau jasa

        3) Rencana Finansial yaitu rencana yang dibuat untuk melaksanakan penggunaan keuangan organisasi atau perusahaan

        4) Rencana Tenaga Kerja yaitu rencana yang dibuat untuk melaksanakan pengelolaan tenaga kerja

    c. Rencana berdasarkan Ruang Lingkupnya

        1) Rencana Strategis yaitu rencana yang berkaitan dengan hal strategis atau yang dapat mencapai tujuan organisasi

        2) Rencana Operasional yaitu rencana yang berkaitan dengan operasional atau pelaksnaan kegiatan organisasi

    d. Rencana berdasarkna Penggunananya

        1) Standing Plan yaitu rencana yang dibuat digunakan secara berulang-ulang dalam setiap periode

        2) Standing Use Plan yaitu rencana yang dibuat dan hanya dipakai satu kali dalam setiap periode

    e. Rencana Menurut Organisasi

        1) Rencana Perusahaan yaitu rencana yang dibuat berkaitan dengan perusahaan

        2) Rencana Divisi yaitu rencana yang dibuat berkaitan dengan departemen

        3) Rencana Departemen yaitu rencana yang dibuat berkaitan denga departemen

        4) Rencana Proyek yaitu rencana yang dibuat berkaitan dengan sebuah proyek yang akan dilaksanakan