PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA

Pengadaan sarana dan prasarana merupakan kegiatan lanjutan dari perencanaan dalam manajemen sarana dan prasarana pendidikan. Pengadaan sarana dan prasarana merupakan fungsi operasional pertama dlam manajemen sarana dan prasarana yang merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan sarana dan prasarana pendidikan sesuai dengan kebutuhan.

1. Pengertian Pengadaan Sarana dan Prasarana

    Filosofi pengadaan sarana dan prasarana adalah upaya mendapatkan barang dan jasa yang diinginkan, yang dilakukan oleh pemikiran logis dan sistematis, mengikuti norma dan etika yang berlaku berdasarkan metode dan proses pengadaan yang baku.

    a. Menurut Andrian Sutedi, : Pengadaan barang dan jasa pada hakikatnya adalah upaya pihak pengguna untuk mendapatkan atau mewujudkan barang dan jasa yang dinginkan dengan metode dan proses tertentu agar tercapai kesepakatan bersama yang meliputi harga, waktu dan kesepakatan lainnya.

    b. Menurut Gunawan  Pengadaan sarana dan prasarana adalah segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang, benda dan jasa dan bagi keperluan pelakasanaan tugas. 

    c. Menurut Nawawi mengatakan usaha pengadaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan sehingga dapat digunakan secara tepat, memerlukan dan mengembangkan sejumlah dana, komunikasi yang cepat dan tepat, dalam kebutuhan peralatan dapat memungkinkan disusunnya perencanaan yang lengkap.

2. Tujuan Pengadaan

    Tujuan Pengadaan barang adalah untuk memperoleh barang dengan hrga yang dapat dipertanggugjawabkan, jumlah dan mutu yang sesuai serta pengadaannya tepat waktu. Tujuan Pengadaaan menurut Keppres 18 tahun 2000 bagian 2 pasal 2 " Untuk memperoleh barang/ jasa yang dibutuhkan instansi Pemerintah dalam jumlah yang cukup dengan kualitas dan harga yang dapat dipertanggungjawabkan, dalam waktu dan tempat tertentu.

3. Prinsip-Prinsip Pengadaan

    a. Efisien

        Efisien, berarti barang/ jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan.

    b. Efektif

        Efektif, berarti pengadaan barang / jasa  harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan.

    c. Terbuka dan Bersaing

        Terbuka dan bersaing berarti pengadaan barang/jasa harus terbuka bagi penyedia barang/ jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehta diantara penyedia barang/ jasa yang setara dan memenuhi syarat/ kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan trasnparan.

    d. Transparan

        Transparan berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/ jasa termasuk syarat administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, penetapan calon penyedia barang/ jasa sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang/ jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas pada umumnya.

    e.  Adil/ Tidak Diskriminatif

        Adil/ tidak Diskriminatif berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang/ jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan alasan apapun.

    f. Akuntabel

        Akuntabel berarti harus memncapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan peayanan masyarakat sesuai dengan prinsip-prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang/ jasa.

4. Metode Pengadaan

    a. Pembelian

        Membeli pengalihan barang dari seseorang kepada orang lain atau antara pihak satu kepada pihak lain melalui penukaran barang dengan sejumlah uang. Untuk instansi pemerintahan, dalam melakukan transaksi tersebut baik itu penukaran menggunakan uang yang bersumber dari APBN diatur oleh Keppres No. 8 Tahun 2003 dan disempurnakan dalam peraturan Presiden  Nomor 54 Tahun 2012. Kepres pembelian, yaitu melalui lelang (tender), pemilihan langsung penunjukan langsung, dan pengadaan langsung contohnya tentang lelang Pelelangan Umum, Pelelangan Terbatas, Pelelangan Sederhana, Penunjukan Langsung, Pengadaan Langsung atau Kontes (Perpres No. 7 Tahun 2012).

Pembelian melalui lelang (umum dan terbatas) dilakukan untuk pengadaan barang yang niaianya di atas 100 jt.

   1) Metode -metode Lelang

          Terdapat 2 jenis metode lelang

           a) Lelang Umum yaitu metode pemilihan penyediaan barang da jasa dilakukan secara terbuka dengan pengumuman secara sekurang-kurangnya di satu surat kabar nasional atau satu surat kabar provinsi.

            b) Lelang Terbatas yaitu metode pemilihan penyedia barang/ jasa yang dilakukan secara terbatas dengan pengumuman secara luas sekurang- kurangnya di satu surat kabar nasional dan atau surat kabar provinsi dengan mencantumkan penyedia barang dan jasa lainnya yang memenuhi kualifikasi.

    2) Prosedur- Prosedur Lelang 

          a) Pembentukan  panitia lelang yang dilakukan oleh instansi yang akan mengadakan barang.

          b) Penyusunan dokumen lelang oleh panitia yang berisikan, antara lain :    

                   ( 1) Syarat umum

                        (a) Keterangang mengenai pembagian tugas.

                        (b) Keterangan mengenai perencanaan.

                        (c) Keterangan mengenai direksi.

                        (d) Syarat-- syarat peserta lelang

                        (e)  Bentuk surat penawaran dan cara penyampaiannya.

                    (2) Syarat Administratif

                         (a) Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan.

                         (b) Tanggal penyerahan.

                         (c) Syarat pembayaran.

                         (d) Denda keterlambatan.

                         (e) Besar jaminan pelanggan

                         (f) Pelaksanaan pekerjaan

                    (3) Syarat Teknis

                          (a) Jenis dan uraian pekerjaan yang harus dilaksanakan.

                          (b) Jenis dan mutu bahan.

                    (4) Spesifikasi teknis dan gambar (detail dan konstruktif)

             

          c) Pengumuman pengambilan dokumen lelang yang dilakukan melalui media resmi, surat kabar kabupaten/ kota untuk paket kecil atau papan pengumuman resmi, dan surat kabar provinsi atau nasional untuk pekerjaan paket besar.

          d) Undangan pemberian penjelasan kepada peserta lelang yang dilakukan oleh panitia lelang pada tempat dan waktu yang telah ditetapkan.

          e) Penyusunan kriteria penilaian untuk menentukan atau menetapkan calon pemenang lelang.

          f) Pelaksanaan kegiatan lelang dengan cara memasukkan penawaran pada waktu, tempat dan prosedur yang ditetapkan (metode dua sampul  dan metoode dua tahap).

    b. Pembuatan Sendiri

           Pembuatan sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana dengan jalan membuat sendiri. adapun yang biasanya dilakukan adalah dengan memerintahkan atau memesan kepada ahli atau bagian pembantu umum untuk membuatnya. Pemilihan cara ini harus mempertimbangkan tingkat efektivitas dan efisiensinya apabila dibandingkan dengan cara pengadaan sarana dan prasarana yang lain.

    c. Penerimaan hibah dan bantuan

           Penerimaan hibah atau bantuan merupakan cara pemenuhan sarana dan prasarana dengan jalan pemberian secara cuma- cuma dari pihak lain. Penerimaan hibah atau bantuan harus dilakukan dengan membuat berita acara.

    d. Penyewaan

           Penyewaan adalah cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana dengan jalan pemanfaatan sementara barang milik pihak lain untuk kepentingan organisasi, dengan cara membayar berdasarkan perjanjian sewa- menyewa. Pemenuhan sarana dan prasarana dengan menyewa hendaknya dilakukan apabila kebutuhan sarana dan prasarana bersifat sementara dan temporer.

    e. Pinjaman

       Pinjaman yaitu penggunaan barang secara cuma-cuma untuk sementara waktu dari pihak lain berdasarkan perjanjian pinjam-meminjam. Pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana dengan cara peminjaman hendaknya dilakukan apabila kebutuhan sarana dan prasarna bersifat sementara dan temporer, serta harus mempertimbangkan citra baik organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.
      f. Daur Ulang

          Daur ulang yaitu pengadaan sarana dan prasarana dengan cara memanfaatkan barang yang sudah tidak terpakai menjadi barang yang berguna.

       g. Penukaran

            Penukaran merupakan cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana dengan jalan menukarkan sarana dan prasarana yang dimiliki dengan sarana dan prasarana yang dibutuhkan organisasi atau instansi lain. Pemilihan cara pengadaan sarana dan prasarana dengan cara penukaran harus mempertimbangkan adanya saling menguntungkan di antara kedua belah pihak, dan sarana dan prasrana yang dipertukarkan harus merupakan sarana dan prasarana yang sifatnya berlebihan atau dipandang dan dinilai sudah tidak berdaya guna lagi.

       h. Perbaikan atau Rekondisi

            Perbaikan merupakan  cara pemenuhan sarana dan prasarana dengan jalan memperbaiki sarana dan prasarana yang telah mnegalami kerusakan baik dengan perbaikan satu unit sarana dan prasarana maupun dengan jalan penukaran instrumen yang baik diantara instrumen sarana dan prasarana yang rusak, sehingga instrumen- instrumen yang baik tersebut dapat disatukan dalam satu unit atau beberapa unit, dan pada akhirnya satu atau beberapa unit sarana dan prasarana tersebut dapat dioperasikan dan difungsikan.

5. Sistem Pengadaan

   Pengadaan barang / jasa yang biasanya diadakn oleh instansi pemerintahan atau perusahaan tertentu milik negara a.k.a. BUMN  menganut sistem pengadaan barang/ jasa seperti tercantum dalam Keputusan Presiden No. 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksaan Pengadaan Barang/ Jasa.

 a. Pelelangan

        1) Pra Kualifikasi

            Proses penilaian kompetensi dan kemapuan usaha dari penyedia barang/ jasa sebelum memasukkan penawaran

        2) Pasca Kualifikasi

            Proses penialian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyedia barang/ jasa setelah memasukkan penawaran.

  b. Cara Penawaran

        1) Satu Sampul

            Dokumen penawaran yang terdiri dari persyaratan administrasi, teknis, dan penawaran harga dimasukkan dalam satu sampul tertutup.

        2)Dua Sampul

            Dokumen penawaran yang terdiri dari persyaratan administrasi, teknis dimasukkan dalam sampul tertutup I. Harga penawaran dimasukkan dalam sampul tertutup II. Sampul I dan II  dimasukkan dalam 1 (satu) sampul penutup.

        3) Dua Tahap

            Persyaratan administrasi dan teknis dimasukkan dalam sampul tertutup I. Harga penawaran dimasukkan dalam sampul tertutup II. Penyampaian dilakukan dalam 2 tahap secara terpisah dan dalam waktu yang berbeda.

   c. Metode Penilaian Penawaran

        1) Gugur

            Evaluasi penilaian penawaran dengan cara memeriksa dan membandingkan dokumen penawaran terhadap pemenuhan persyaratan yang telah ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/ jasa dengan urutan seperti lampiran, yang tidak lulus penilaian pada tiap tahapan dinyatakan gugur.

        2) Nilai

            Evaluasi penialian penawaran dengan cara memberikan nilai angka tertentu pada setiap unsur yang dinilai berdasarkan kriteria dan nilai yang telah ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/ jasa kemudian membandingkan jumlah nilai dari setiap penawaran peserta.

        3) Penilaian biaya selama umur ekonomis

            Evaluasi penawaran dengan sistem penilaian biaya selama ekonomis khususnya dilakkan untuk pengadaan barang/ peralatan yang memperhitungkan faktor umur ekonomis, harga, biaya operasi dan pemeliharaan dalam jangka waktu tertentu.

6. Ketentuan Pengadaan

    Proyeksi kebutuhan akan sarana dan prasarana dibuat dengan mempertimbangkan dua aspek yaitu kebutuhan aspek fungsional sarana dan prasarana di satu pihak dan kemampuan perusahaan di pihak lain. Guna memproyeksi kebutuhan sarana dan prasarana di masa yang akan datang, dengan menggunakan proyeksi kebutuhan 5 tahun, 10 tahun, dan 25 tahun ke depan akan dibuat. dari mulai kebutuhan karyawan, berbagai macam ruangan.

Adapun hal yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan sarana dan prasarana sebagai berikut:
a. Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan
b. Menetukan jenis, kualitas, dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan.
c. menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional.
d. Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku.
e. Menyimpan dan memelihara perlengkapan
f. Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor.
g. Mengahapus perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai dengan prosedur.

7. Etika Pengadaan

   Semua fungsi/ pihak yang terlibat dalam pengadaan barang/ jasa wajib mematuhi etika sebagai berikut:

a. Melaksanakan tugas secara tertib, penuh rasa tanggungjawab, demi kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan pengadaan barang/ jasa.

b. Bekerja secara profesional dengan menjungjung tinggi kejujuran, kemandirian, dan menjaga informasi yang bersifat rahasia.

c. Tidak saling memengaruhi baik langsung maupun tidak langsung, yang mengakibatkan persaingan tidak sehat, penurunan kualitas proses pengadaan, dan hasil pekerjaan.

d. Bertanggungjawab terhadap segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kewenangannya.

e. Mencegah terjadinya pertentangan kepentingan (conflit of interest) pihak-pihak yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan.

f. Mencegah terjadinya kebocoran keuangan dan kerugian.

g. Tidak menyalahgunakan wewenang dan melakukan kegiatan bersama dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan, atau pihak lain secara langsung atau tidak langsung.

h. Tidak menerima menawarkan dan berjanji akan memberi hadiah, imbalan, atau berupa apa saja kepada siapapun yang diketahui atau patut dapat diduga berkaitan dengan pengadaan barang/ jasa.