ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA XI

A. Pengetahuan Dasar Administrasi Sarana dan Prasarana Kantor

Administrasi adalah segala aktivitas yang berkaitan dengan teknis ketatausahaan kantor yang menyangkut hubungan kerjasama antara dua orang atau lebih. Administrasi berfungsi sebagai tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan dalam kantor. Administrasi sarana dan prasarana kantor adalah aktivitas yang memakai atau menggunakan seperangkat alat pada suatu proses kegiatan perkantoran baik alat tersebut berupa peralatan pembantu maupun perlatan utama yang mewujudkan tujuan, yaitu kelancaran tugas pekerjaan.

1. Definisi Sarana dan Prasarana Menurut para Ahli

Menurut Ketentuan Umum Permendiknas (Peraturan Menteri Pendidikan Nasional) No. 24 Tahun 2007. Sarana adalah perlengkapan pembelajaran yang dapat dipindah-pindahkan, sedangkan Prasarana adalah fasilitas dasar untuk menjalankan fungsi sekolah/madrasah.

Menurut (KBBI) Sarana merupakan segala sesuatu yang dapai dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan, sedangkan Prasarana merupakan segala sesuatu yang menjadi penunjang utama terselenggaranya suatu proses.

Menurut Hamalik ( 1980:23)Sarana dan Prasarana adalah semua bentuk prantara yang dipakai orang untuk menyebar ide, sehingga ide tersebut bisa sampai pada penerima. 

Menurut Moenir (1992:119) Sarana adalah segala jenis peralatan, perlengkapan kerja, fasilitas yang berfungsi sebagai alat utama/pembantu dalam pelaksanaan pekerjaan, dan juga dalam rangka kepentingan yang sedang berhubungan dengan organisasi kerja.

Dari pengertian-pengertian di atas dapat disimpulkan pengertian administrasi sarana dan prasarana adalah semua komponen yang secara langsung maupun tidak langsung menunjang jalannya proses kegiatan untuk mencapai tujuan. Sarana dan Prasarana keduanya saling berkaitan atau saling membutuhkan. Untuk membedakannya, sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak,misalnya ATK, meja dan kursi. sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak.misalnya Tanah dan Bangunan.

2. Fungsi Sarana dan Prasarana Kantor

        a. Mempercepat proses pelaksanaan pekerjaan sehingga dapat menghemat waktu.

        b. Meningkatkan produktivitas, baik barang maupun jasa.

        c. Hasil kerja lebih berkualitas dan terjamin.

        d. Lebih memudahkan atau menyederhana dalam gerak para pengguna/pelaku.

        e. Ketepatan susunan stabilitas kerja lebih terjamin.

        d. Menimbulkan rasa nyaman bagi orang-orang yang berkepentingan.

        e. Menimbulkan rasa puas pada orang-orang yang mempergunakannya.

3. Tujuan Administrasi sarana dan Prasarana

a.  Menyiapkan data dan informasi dalam rangka menentukan dan menyususn rencana kebutuhan barang.

b. Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan atau pedoman dalam pengadaan barang.

c. Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan atau pedoman dalam penyaluan barang.

d. Memberikan data dan informasi dalam menentukan keadaaan barang( misalnya barang sudah tua, barang  rusak) sesuai dasar penambahan ataupun pengurangan barang.

e. Memberikan data dan informasi dalam rangka memudahkan pengawasan dan pengendalian barang.

f. Memberikan data dan infomasi dalam rangka pengontrolan dan pengevaluasian sarana dan prasarana dalam sebuah instansi.

4.     Prinsip Pengelolaan Sarana dan Prasarana

Adapun dalam hal pengelolaan harus didasari pengelolaan yang baik seperti berikut ini.

a.    Lokasi serta lahan bangunan perkantoran serta alat-alat juga perabot kantor hendaknya dapat menggambarkan cita dan citra pada instansi dan masyarakat setempat.

b.         Dalam hal merencanakan lokasi dan tempat atau lahan bangunan perkantoran serta berbagai bentuk perlengkapan juga semua perabot perkantoran hendaknya berupa kesepakatan dari keinginan bersama para karyawan kantor serta pengadaannya harus didasarkan oleh pertimbangan tim ahli yang handal serta cakap dalm hal pengadaan dan pemilihan sarana dan prasarana perkantoran yang ada di masyarakat.

c.           Lokasi dan ruangan perkantoran serta semua penempatan perabot juga perlengkapan kantor hendaknya selalu disesuaikan kepentingan karyawan seperti memadai bagi para karyawan perkantoran.

5.    Proses Administrasi Sarana dan Prasarana

Proses Administrasi sarana dan prasarana meliputi 5 hal seperti berikut:

a.       Penentuan Kebutuhan

Penetuan kebutuhan yaitu melaksanakan analisis kebutuhan, analisis anggaran serta penyeleksian sarana dan prasarana Prosedur analisis kebutuhan berdasarkan kepentingannya : Perencanaan pengadaan barang bergerak dan Pengadaan barang tidak bergerak

b.      Pengadaan Sarana dan Prasarana

Pengadaan sarana dan prasarana merupakan upaya merealisasikan rencana kebutuhan pengadaan perlengkapan yang telah disusun sebelumnya. Meliputi ; pengadaan buku, membangun bangunan baru,membeli bangunan, menyewa bangunan, menerima hibah bangunan.

c.       Pemakaian dan Pemeliharaan

Prinsip dalam pemakaian perlengkapan ada 2:

1)   Prinsip Efektifitas berarti semua pemakaian perlengkapan kantor harus dtunjukkan semata-mata untuk memperlancar pencapaian tujuan kantor baik secara langsung maupun tidak langsung.

2)  Prinsip Efisiensi berarti pemakaian perlengkapan kantor dilakukan secara hemat dan hati-hati sehingga semua perlengkapan yang ada tidak mudah habis rusak ataupun hilang. Dapat dilkaukan dengan cara pemeliharaan sehar-hari dan berkala.

d.      Pengurusan dan Pencatatan

Semua sarana dan prasarana harus diinventarisasikan secara periodic. Artinya secara teratur dan tertib berdasarkan ketentuan yang berlaku. Melalui inventarisasu diharapkan dapat terjadi penghematan keuangan secara mempermudah dalam pemeliharaan dan pengawasan. Apabila perlengkapan sudah tidak layak paki segera dilakukan penghapusan.

e.       Pertanggung jawaban

Penggunaan sarana dan prasarana inventaris kantor harus dipertanggungjawabkan. Caranya dengan membuat laporan penggunaan barang kepada instansi terkait. Pelaporan dilakukan sekali dalam setiap triwulan.

B. Administrasi Perencanaan Pengadaan

1. Perencanaan Pengadaan

Perencanaan pengadaan (Planning Programming) merupakan sebuah rencana yang dibuat secara sistematis didasarkan pada pengetahuan yang tepat guna,untuk mengontrol dan menentukan arah kecenderungan perubahan pada tujuan yang telah ditetapkan.

a.   Prakualifikasi rekanan

Sistem pengadaan sarana dan prasarana melalui pembelian dilakukan dengan system lelang yang diikuti oleh para rekanan untuk menghindari berbagai kemungkinan yang tidak diinginkan. Langkah kegiatan prakualifikasi dapat dilakukan dengan cara berikut:

1) Melakukan pemerikasaan dan penelitian terhadap calon rekanan secara administrative dan teknis.

2)  Menetapkan dan mengumumkan hasil prakulifikasi serta memberi sertifikat/ tanda lulus.

3)   Menyampaikan laporan tentang pelaksanaan prakualifikasi kepada pihak terkait.

b.    Pengadaan barang

Pengadaan barang berupa sarana dan prasarana perkantoran yang menyediakan semua peralatan dan perlengkapan kerja. Adapun mencakup hal-hal berikut ini.

1)    Pengadaan tanah

    Pengadaan tanah dilakukan dengan membeli, menerima hibah, menerima hak pakai, atau menukar.

2)    Pengadaan bangunan

Pengadaan pembangunan dapat dilaksanakan dengan mendirikan bangunan baru, membeli, menyewa atau menerima hibah, menukar.

3)    Pengadaan perabot kantor

Pengadaan perabot dapat dilakukan membeli, membuat sendiri, atau menerima hibah.

4)     Pengadaan kendaraan atau alat transportasi

Pengadaan transportasi dapat dilakukan dengan membeli atau meneima hibah dari pihak lain.

5)    Pengadaan ATK

Pengadaan sarana dan prasarana kantor ATK untuk jumlah besar dapat dilakukan lelang dengan rekanan. Kekurangan ATK dalam jumlah kecil dapat dilakukan dengan membeli melalui dana taktis.

c.    Penyimpanan

Penyimpanan yaitu menampung hasil pengadaan barang demi keamanan, baik yang belum  maupun yang akan didistribusikan. Kegiatan penyimpanan meliputi menerima barang, menyimpan barang, dan mengeluarkan/ mendistribusikan barang.

        Aktivitas penyimpanan terdiri atas kegiatan:

    1)        Menerima barang

    2)        Menyimpan barang

    3)        Mengeluarkan atau mendistribusikan barang

d.      Investarisasi

Inventarisasi berupa sebuah aktivitas melakukan pencatatan serta penyusunan daftar barang atau bahan yang ada secara teratur menurut ketentuan yang berlaku. Inventarisasi dalam administrasi sarana dan prasarana perkantoran dilaksanakan sebagai usaha dalam hal penyempurnaan, pengurusan, dan pengawasan yang efektif terhadap barang milik kantor.

e.   Penyaluran

Penyaluran merupakan kegiatan yang menyangkut pemindahan barang dan jasa tanggung jawab dari instansi/ pemegang yang satu pada yang lain.

f.    Pemeliharaan

Agar setiap barang yang dimiliki kantor dapat berfungsi dan digunakan secara lancar tanpa banyak menimbulkan hambatan/ gangguan, maka barng tersebut harus dirawat dengan baik secara continue. Untuk menghindari adanya unsur pengganggu/perusak. Agar barang tetap berfungsi dengan baik.

g.    Rehabilitas

Rehabilitas merupakan kegiatan untuk memperbaiki barang dari kerusakan dengan tambal sulam atau penggantian suku cadang. Tujuannya agar barang tersebut dapat digunakan lagi sehingga memiliki daya tahan yang lebih lama.

h.    Penghapusan

Bila besarnya biaya rehab suatu barang inventaris tidak sesuai dengan daya pakainya, artinya bila biaya rehab terlalu besar sedangkan daya pakainya terlalu singkat, maka barang tersebut lebih baik tidak dipakai lagi. Barang tersebut sebaiknya disingkirkan atau dikeluarkan dari daftar inventaris.

i.      Pengendalian

Dalam administrasi sarana dan prasarana perkantoran hendaknya dilaksanakan dengan pengendalian. Seluruh kegiatan di atas tidak dapat berjalan sendiri tanpa kendali yang optimal. Artinya, setiap kegiatan tidak lepas dari monitoring pimpinan setiap saat.

C. Ruang lingkup administrasi sarana prasarana meliputi:

1.     Peralatan/perlengkapan kantor (office supplies)

Peralatan atau perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor.

2.    Mesin-mesin kantor (office machine)

Mesin kantor (office machine) adalah sebuah alat yang dipergunkan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat magnetik, elektik, dan mekanik.

3.    Mesin komunikasi kantor (office communication)

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi.

4.    Perabot kantor (office furniture)

Perabot kantor (office furniture) merupakan sarana prasarana yang yang menunjang kegiatan administrasi dalam suatu kantor seperti meja, kursi, lemari, dan sebagainya. Perabot kantor merupakan sarana kantor yang tidak habis pakai dan dapat digunakan berulang-ulang dalam jangka waktu panjang. Biasanya terbuat dari bahan kayu, besi ataupun bahan lainnya yang tahan lama 

5.    Penataan interior kantor (office arrangement)

Interior kantor adalah suatu area atau tempat yang berada di dalam suatu ruangan yang difungsikan sebagai kantor atau tempat administrasi. Bagian dalam gedung (ruang dan sebagainya) atau tatanan perabot (hiasan dan sebagainya) di dalam ruang dalam gedung dan sebagainya.

6.    Tata ruang kantor (office layout)

Pengertian tata ruang kantor adalah pengaturan dan penataan yang seefisien mungkin letak perlengkapan dan perabot kantor di dalam ruang dan lantai kerja yang tersedia demi menjamin adanya tempat dan keleluasaan kerja yang sebaik-baiknya bagi setiap karyawan.