SISTEM ARSIP DAN KEARSIPAN

RUANG LINGKUP ARSIP

A. PENGERTIAN ARSIP

    Kata Arsip berasal dari bahasa Belanda disebut Archief, dalam bahsas Inggris disebut archivum atau archieve, dalam bahasa Latin disebut archium, sedangkan dalam bahasa Yunani disebut arche yang berarti permulaan.

    

    Menurut KBBI yang dimaksud dengan " Arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta) lisan, (pidato, ceramah) atau bergambar ( foto, film) dari waktu yang lampau disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer) biasanya dikemuarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus". 

    

    Menurut ISO ( Internaional Standart Organization)  "Arsip adalah informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk termasuk data dalam komputer, dibuat atau diterima serta dikelola oleh organisasi maupun orang dalam transaksi bisnis dan menyimpannya sebagai bentuk aktivitas.

   

     Menurut UU  RI No.43 Tahun 2009  " Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,berbangsa dan bernegara.

    

    Menurut The Liang Gie  dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern menyatakan bahwa " Asip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat dan tepat ditemukan kembali.

Dari beberap pendapat dapat disimpulkan bahwa " Arsip adalah kumpulan warkat yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan dan mempunyai nilai guna yang disusun menurut sistem tertentu agar pada saat diperlukan dapat ditemukan secara cepat dan tepat.

B. SYARAT-SYARAT ARSIP

    a. Merupakan kumpulan warkat.

    b. Mempunyai nilai guna.

    c. Disimpan menurut Sistem tertentu.

    d. Apabila diperlukan dapat ditemukan secara cepat dan tepat

C. PERAN DAN FUNGSI

    1) Peranana Arsip

     a. Sebagai pusat informasi yaitu setiap arsip dapat membantu ingatan seseorang tentang suatu naskah tertentu.

     b. Sebagai sumber dokumentasi, maksudnya arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi dalam rangka pengambilan keputusan secara tepat tentang masalah yang dihadapi.

       c. Sebagai bukti resmi untuk pertanggungjawaban penyelenggaraan administrasi.

    2) Fungsi Arsip menurut UU No. 7 tahun 1971 pasal 2

      a. Arsip Dinamis,  yaitu Arsip yang maih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.

        b. Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok maupun penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan.

D. NILAI GUNA ARSIP

    Nilai Guna arsip adalah nilai kegunaan terkandung di dalam arsip yang didasarkan kepentingan pengguna arsip itu sendiri.

    1. Menurut Vernon B. Santen

        A = Administrative Value ( nilai guna dibidang Administrasi) misalnya Formulir, dan surat Dinas

        L = Legal Value ( nilai guna dibidang Hukum ) misalnya Akta jual beli tanah, surat Kuasa.

        F = Fiscal Value ( nilai guna dibidang Keuangan), misalnya Cek, Kwitansi, Bilyet, Giro

        R = Research Value ( nilai guna dibidang Penelitian), misalnya Karya Tulis, Skripsi, Tesis

        E = Educational Value ( nilai guna dibidang Pendidikan) misalnya Ijazah, Buku rapor, daftar nilai.

        D = Documentary Value (niali guna dibidang Dokumentasi ) misal Naskah Perjanjian Asli 

     2. Menurut Ensiklopedia Administrasi

        a. Guna Informatoris, yaitu memberikan suatu keterangan tentang suatu hal atau peristiwa.

        b. Guna Yuridis, yaitu menjadikan bahan pembuktian dalam proses pengadilan.

       c. Guna Historis, yaitu menggambarkan keadaan atau peristiwa pada masa lampau, agar tidak terlupakan sepanjang massa sebagai peristiwa bersejarah.

        d. Guna Ilmiah, yaitu sebagai catatan hasil pemikiran seorang sarjana/ penemuan-penemuan suatu Eksperimen Ilmiah.

       3. Menurut arsip Nasional Republik Indonesia

       a. Nilai guna primer, yaitu nilai guna arsip berdasarkan kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/ instansi pencipta arsip meliputi : nilai guna administrasi, nilai guna hukum, nilai guna keuangan, nilai guna ilmiah.

        b. Nilai guna sekunder , yaitu nilai guna arsip berdasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/ instansi lain atau untuk kepentingan umum. meliputi : Nilai guna kebuktian dan nilai guna informasional.

E JENIS-JENIS ARSIP

   1. Ditinjau dari kepentingannya,

    a. Vital record (warkat sangat penting), yaitu warkat yang mempunyai nilai sangat penting bagi suatu organisasi atau instansi, untuk itu warkat yang jenis ini perlu disimpan secara terus-menerus (abadi) selama organisasi itu masih berdiri

     b. Important record ( warkat penting), yaitu warkat yang mempunyai kegunaan besar untuk suatu jangka waktu yang cukup lama ( 3 tahun ke atas, untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan secara tertib) misalnya Surat Perjanjian Sewa  menyewa.

      c. Useful record ( warkat berguna), yaitu warkat yang mempunyai kegunaan biasa untuk jangka waktu biasa/ untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan sesuai dengan daftar retensinya ( lama penyimpanana). 

      d. Non essential record ( warkat tidak penting) yaiyu, warkat yang kegunaannya menjadi habis setelah selesai dibaca. untuk itu warkat ini tidak perlu disimpan dalam file, tetapi dapat dimusnahkan atau cukup diingat dan dicatat dalam agenda harian. misalnya undangan rapat dan undangan pernikahan.

     2. Ditinjau dari fisiknya,

       a. Arsip tertulis, yaitu wujud arsip berupa tulisannya/ tertulis, misalnya surat dinas, dan akta.

       b. Arsip visual, yaitu wujud arsip yang dapat dilihat berupa gambar, lukisa, ukiran, pahatan 

     3.  Ditinjau dari isinya,

        a. Financial record, adalah catatan-catatan mengenai masalah keungan misalnya:

                - tata cara mengajukan kredit

                - tata cara pembayaran uang

                - jumlah uang yang harus dibayar

                - tanggal pembayaran atau pelunasan hutang

         b. Inventory record, adalah catatan yang berhubungan dengan keadaan barang dagang (goods)  memuat:

                - jumlah dan macam-macam persediaan barang

                - harga barang-barang tersebut

                - lokasi/ atau tempat barang tersebut

                - keadaan fisik barang

         c. Personel record, adalah catatan yang berhubungan dengan masalahkepegawaian, seperti catatan riwayat hidup, pengalaman kerja, absen pegawai.

          d. Sales record, catat-catatan yang berisi informasi mengenai penjualan, misalnya

                - mutu penjualan

                - jumalah persediaan

                - harga barang

                - daerah pemasaran

                - hasil penjualan

                - prosedur penjualan

           e. Production record, adalah catatan yang berhubungan dengan masalah produksi

                - jumlah barang yang dihasilkan

                - jenis barang yang dihasilkan

                - kualitas barang yang dihasilkan

                - jenis bahan baku yang dipergunakan 

                - jenis alat

                - laporan produksi 

     4. Ditinjau dari fungsinya,

        1a. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

         b.  Arsip Statis adalah arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk emerencanakan, penyelenggaraan kegiatan pada umumnya.

      5. Ditinjau dari frekuensi kegunaannya

       a. Arsip Aktif yaitu, arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan unit pengoalahan suatu organisasi.

        b Arsip Inaktif atau pasif  yaitu arsip yang frekuensi penggunaanya sudah mulai menurun dan pengelolaannya oleh unit sentral dalam suatu organisasi atau instansi. 

      c. Arsip Statis yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus bagi organisasi/instansi namun dipergunakan untuk kepentingan masyarakat umum.

RUANG LINGKUP KEARSIPAN

A. PENGERTIAN KEARSIPAN  

   Terdapat beberapa pendapat mengenai pengertian kearsipan :

    Menurut R. Soebroto menyatakan Kearsipan adalah aktivitas penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusustan dan pemusnahan arsip.

    Menurut Drs. E. Martono menyatakan Kearsipan adalah pengaturan dan penyimpanan warkat/ record atas dasar sistem tertentu serta dengan prosedur tertentu yang sitstematis sehingga sewaktu-waktu diperlukan dapat ditemukan kembali dalam waktu singkat.

    

    Menurut Kamus Administrasi, Kearsipan adalah segenap rangkaian kegiatan perbuatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat waktu sampai dengan penyingkkirannya.

    Menurut Wursanto, Kearsipan adalah sistem, metode, atau cara yang telah direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan arsip.

dapat disimpulkan pendapat di atas " Kearsipan adalah suatu kegiatan atau proses pengaturan,penyimpanan, arsip dengan menggunakan sistem tertentu, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dalam waktu yang singkat.

B. KEGIATAN KEARSIPAN, Menurut Drs. E. Karso
   

    1. Kegiatan Penciptaan

        Merupakan suatu proses pembuatan dan penerimaan arsip yang terdiri dari pengurusan surat masuk maupun surat keluar (mail handling) baik menggunakan sistem buku agenda maupun sistem kartu kendali (sistem pola baru) untuk surat masuk dimuliai dari penerimaan surat , pemprosesan ke unit pengilah sehingga surat tersebut selesai dan siap disimpan. untuk surat keluar dimulai dengan perintah pembuatan surat, pengonsepan, pengertian sampai surat tersebut dikirim dan tindakannya siap untuk disimpan.

    2. Kegiatan Penyimpanan (FILING) dan Penemuan Kembali ( FINDING)

        a. Kegiatan Penyimpanan adalah kegiatan yang dimulai dari pengecekan tanda pelepas yang ditandai dengan tanda disposisi dep ( Deponeren/ simpan), pemberian kode-kode penyimpanan sampai penempatan arsip tersebuut disimpan ke dalam folder dan dimasukan ke dalam filing cabinet.

        b. Kegiatan Penemuan Kembali adalah kegaitan yang dimulai dari permintaan arsip oleh pihak lain, mengidentifikasi masalah sesuai dengan kode penyimpanan yang terdapat pada Daftar Klasifikasi hingga menemukan kembali arsip di tempat penyimpanannya sesuai dengan kode simpannya.

     3. Kegatan Penyelematan Arsip

        Kegiatan Penyelamatan yaitu kegiatan penyelamatan arsip agar tidak diketahui oleh yang tidak berhak, rusak atau hal-hal lain yang menyebabkan hilangnya nilai guna arsip, kegiatan tersebut terdiri dari:

          a. Pengamanan, yaitu kegiatan untuk menjaga agar isi/ informasi yang ada pada arsip itu tidak diketahui oleh orang-orang yang berhak ( terutama untuk arsip yang bersifat rahasia).

                      b.  Pemeliharaan yaitu kegiatan menjaga agar benda arsip tersebut tidak mudah rusak, dengan kata lain kegiatan ini merupakan merupakan tindakan mencegah sebelum terjadi kerusakan arsip ( preventif). misalnya selama pemeliharaan arsip tersebut harus disemprotkan hama.

            c. Perawatan yaitu kegiatan kemampuan memperbaiki arsip yang telah rusak agar masih dapat dipergunakan kembali dengan kata lain kegiatan ini merupakan tindakan setelah terjadinya kerusakan pada arsip yang bertalian ( Reprensif) misalnya arsip dalam keadaan rusak sebagai tindakan reprensifnya arsip tersebut dilaminasi ( diberi lapisan plastik) kemudian di mikro filmkan.

       4. Kegiatan Penyusutan

        Kegiatan Penyusutan adalah kegiatan mengurangi jumlah arsip yang disimpan, terutama arsip yang telah hilang nilai guna arsipnya, sehingga arsip yang tersimpan benar-benar arsip yang memiliki nilai guna tinggi. penyusustan arsip meliputi :

            a. Penilaian/ Pemindahan adalah kegiatan penentuan bahwa arsip tersebut masih sering atau sudah jarang atau bahkan tidak dipergunakan lagi, kemudian arsip tersebut dipindahkan penyimpanannya ke unit sentral.

            b. Pemusnahan adalah kegiatan menghapuskan secara fisik arsip yang telah hilang nilai gunanya dengan harapan agar arsip yang tersimpan hanyalah arsip yang benar-benar masih dipergunakan.

            c. Penyerahan adalah suatu kegiatan menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna kebangsaan ( arsip statis) ke arsip Nasional Pusat/ Arsip Nasional Daerah atau kepada pemerintah daerah tingkat 1 masing-masing propinsi.

C. TUJUAN PENGELOLAAN ARSIP

        Menurut Undang- Undang nomor 7 tahun 1971 pasal 3 dinyatakan, bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahwa pertanggungjawaban nasional tentang Perencanaan, Pelaksanaan dan penyelenggaran kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban pemerintah

        Menurut Drs Anhar, tujuan pengelolan Kearsipan adalah menyimpan warkat sedemikian rupa sehingga mudah menemukan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan.

Tujuan Pengeloalaan Kearsipan

1. Memelihara arsip dengan baik.

2. Menyimpan warkat denga sistem yang tepat, sehingga mudah ditemukan dengan cepat dan tepat.

3. Menyediakan tempat penyimpanan yang memadai.

4. Menjamin keselmatan warkat baik isinya maupun bentuknya.

5. Memeberikan pelayanan peminjaman warkat dengan baik.

D. MASALAH POKOK KEARSIPAN DAN PEMECAHANNYA

       1. Masalah Kearsipan

          a. Penerapan sistem penyimpanan yag kurang.

           b. Sarana dan tempat kegiatan kurang atau tidak memadai.

           c. Pegawai Pengelolaan arsip tidak terlatih dan kurang adanya bimbingan dari pimpinan dalam menjalankan tugasnya.

           d. Kehilangan arsip sebagai akibat peminjaman yang tidak tertib.

           e. Jumlah arsip setiap hari bertambah tanpa didmbangi dengan penyusutan arsip.

           f. Kerusakan arsip yang terjadi karena kurangnya perawatan, mauun oleh kerusakan yang disebabkan oleh-hal-hal diluar kemapuan manusia untuk mencegah seperti bencana alam, kerusuhan.

        2. Cara Pemecahannya

      a. Menggunakan sistem penyimpana yang tepat yang sesuai dengan sifat kegiatan kantor itu sendiri. Terdapat  5 sistem penyimpanan:

                    1. Sistem Abjad ( Alphabetical)

                    2. Sistem Masalah ( Subject)

                    3. Sistem Nomor ( Numeric)

                    4. Sistem Tanggal ( Chronologic)

                    5. Sistem Wilayah ( Geographic)

              b. Menyediakan tempat dan saran perlengkapan arsip yang memadai serta memngikuti perkembangan teknologi.

                

              c. Menyeleksi pegawai yang akan ditempatkan dibagian arsip, baik dari segi kompetensi maupun mnetal serta etos kerjanya.

                

             d. Menciptakan Prosedur peminjaman dan pengembaian arsip yang memadai, misalnya dengan menggunakan bon peminjaman arsip yang lazim disebut sebagai Out slip.

   

BON PEMINJAMAN ARSIP

Tanggal..............................Jam.................

1. Kode Arsip : ................................................................

2. Nomor Surat : ............................................................. 

3. Tanggal Surat  : ...........................................................

4. Perihal Surat : .............................................................

5. Nama Peminjam : .......................................................

a. Bagian : ...................................................

b. Jabatan : ..................................................

6. Lama Dipinjam : Tgl.....................s.d. tgl...............

...........,.............20

DOWNLOAD